Minggu ke-11
Pokok Bahasan : Surat menyurat
Sub Bahasan
:
Arti
dan fungsi surat
A. Pengertian
Surat
Surat merupakan suatu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan
kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.
Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan
informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari
sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat
mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan
dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud
penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada
seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau
dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan
sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B.
Fungsi
Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari
berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa
fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai
berikut:
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu
dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan
keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat
pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian
guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa
yang lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi
ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat
merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang
tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
Syarat-syarat
surat yg baik.
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan
kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan
tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan.
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa
surat
Bahasa surat
yang baik harus memenuhi kriteria berikut ini :
a) Bahas baku
b) Bahasa jelas dan
tidak bermakna ganda
c) Lugas
d) Efektif dan efisien
e) Bahasa terpadu,
ditiap gagasan dituangkan dalam 1 (satu) paragraf, dan ciri-ciri paragraf yang
baik :
Mengandung
kesatuan isi
Kepaduan
antar kalimat
Ada
pengembangan gagasan pokok
f) Bernalar
g) Mengandung
bahasa kosa kata yang tepat, optimis, dan menghindari pengungkapan secara
langsung.
Bagian-bagian
surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai
berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi
penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi
mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi
alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
· Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
· Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala
surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan
antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan
tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat
tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal
penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi
surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di
bagian surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili
sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan
penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
· Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
· Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
· Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
· Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian
penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi
hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok
isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan
dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam
(yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan
alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat
dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
· Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
· Menggunakan
kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
· Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu
ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
· Di
setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
· Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam
pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan
huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
· Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama
yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang
disampaikan di alenia isi.
· Isi
Alendia isi berisi informasi yang
akan disampaikan.
· Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi
ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup
surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda
tanganSetelah
salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Posisi ke 12 bagian surat resmi
tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12
bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika
sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada
bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
Contoh-contoh
surat :
·
Surat pernyatan
·
Surat tugas
·
Surat panggilan (Relaas)
·
Surat model releas
·
Surat keterangan pindah
·
Surat rekomendasi
·
Surat perjanjian penerbitan buku
·
Surat mutasi
·
Surat kuasa
v Soal
1. Contoh-contoh
surat dibawah ini adalah, kecuali...
a. Surat
pernyataan
b. Surat
tugas
c. Surat
ijin mengemudi *
d. Surat
kuasa
2.
Suatu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan
kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu
merupakan pengertian dari..
a. Surat *
b. Bentuk surat
c. Fungsi surat
d. Kop surat
3. Dibawah
ini manakah yang bukan syarat-syarat surat yang baik?
a. Jelas
b. Benar
c. Sopan
d. Isi
surat bertele-tele *
4. Dibawah
ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik ?
a. Bahasa
baku
b. Lugas
c. Efektif
dan efesien
d. Menggunakan
bahasa kiasan *
5. Bagian
penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat disebut..
a.
Lampiran *
b.
Surat
c.
Nomor surat
d.
Kop surat
No comments:
Post a Comment